Datenschutz

1. Allgemeines zu diesen Datenschutzhinweisen

Diese Datenschutzhinweise richten sich an unsere Kunden, unsere Kontakte und Ansprechpartner bei unseren Kunden, an Bewerber für offene Stellen in unserem Unternehmen und sonstige Betroffene, insbesondere Dienstleister für unser Unternehmen.

Als Kunden haben Sie geschäftlichen Kontakt mit uns, da Sie entweder selbst oder Ihr Arbeitgeber Auftraggeber unseres Unternehmens ist oder sich für unsere Leistungen interessiert, oder weil Sie etwa im Rahmen von Veranstaltungen oder auf sonstige Weise geschäftlichen Kontakt zu unserem Unternehmen hatten und wir auf diesem Wege Ihre Kontaktdaten – etwa per Visitenkarte - von Ihnen erhalten haben. Unsere Datenschutzhinweise beschreiben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen oder bei sonstigen Aufträgen verarbeiten.

Als Bewerber haben Sie uns Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens zur Verfügung gestellt. Unsere Datenschutzhinweise beschreiben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten.

Als weiterer Betroffener, etwa als Dienstleister oder Lieferant unseres Unternehmens, unterhalten entweder Sie selbst oder Ihr Arbeitgeber eine geschäftliche Beziehung zu unserem Unternehmen.

Unsere Datenschutzhinweise beschreiben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Tätigkeit für unser Unternehmen verarbeiten.

Weiter informieren wir Sie, wie wir personenbezogene Kontaktdaten von Auftraggebern, Ansprechpartnern und sonstigen Geschäftskontakten zur Pflege und zum Auf- und Ausbau von geschäftlichen Beziehungen verarbeiten.

 

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Ziffer 7 DS-GVO ist die:

Iteracon GmbH

Talstr. 78

52531 Übach-Palenberg

E-Mail:  info@iteracon.de

Webseite: www.iteracon.de

 

3. Datenschutzbeauftragter

Unser Unternehmen hat einen Datenschutzbeauftragten gem. Art. 37 DS-GVO benannt.

Sie können unseren Datenschutzbeauftragten unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Der Externe Datenschutzbeauftragte für die iteracon GmbH

iteracon GmbH c/o ER Secure GmbH

Talstr. 78

52531 Übach-Palenberg

E-Mail:  datenschutz@iteracon.de

 

4. Umfang der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

a) Für Kunden unseres Unternehmens / Dienstleister für unser Unternehmen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der mit Ihnen bestehenden vertraglichen Beziehung und sonstiger Aktivitäten, welche im Zusammenhang mit unserer vertraglichen Beziehung und Anbahnung hierzu stehen, einschließlich einer Verarbeitung im Rahmen der Pflege von Geschäftskontakten und werblichen Kundenansprache. Wir verarbeiten hierbei insbesondere:

  • Ihren Namen;
  • Ihre Geschäftsanschrift;
  • Ihre Festnetz- und / oder Mobil-Nr.;
  • Ihre E-Mail-Adresse;
  • Ihre Messenger Kontakte (z.B. Skype);

sowie weitere mit diesen Kategorien vergleichbare Daten.

Wenn Sie als Person Kunde unseres Unternehmens sind oder Dienstleister für unser Unternehmen  - sonstiger Betroffener - sind, verarbeiten wir regelmäßig auch Ihre Bankdaten und Zahlungsdaten sowie weitere personenbezogene Daten, soweit diese für die Auftragserfüllung oder -anbahnung relevant sind und uns zur Verfügung gestellt wurden.

b) Für Bewerber

Ein Bewerbungsverfahren setzt regelmäßig voraus, dass Bewerber uns Ihre Bewerberdaten mitteilen. Die notwendigen Bewerberdaten ergeben sich, wenn wir ein Onlineformular anbieten, aus den dort als notwendig gekennzeichneten Angaben, im Übrigen aus den Stellenbeschreibungen und allgemeinen Gepflogenheiten. Zu den Bewerberdaten gehören insbesondere:

  • Ihr Name
  • Ihre Anschrift;
  • Ihre Telefon-Nr.;
  • Ihre E-Mail-Adresse;

Sowie weitere zur Bewerbung gehörenden Unterlagen, wie etwa:

  • Anschreiben;
  • Lebenslauf;
  • Zeugnisse, Diplome und sonstige eine Berufsabschluss belegende Urkunden;

Daneben können uns Bewerber freiwillig zusätzliche Informationen mitteilen.

Mittels eines Onlineformulars auf unserer Website übermittelte Bewerbungsunterlagen werden dem Stand der Technik entsprechend verschlüsselt an uns übertragen.

Als Bewerber können Sie uns Ihre Bewerbung auch via E-Mail übermitteln. Aufgrund der unterschiedlichsten E-Mail-Systeme können Ihre E-Mails nicht verschlüsselt versendet und von uns empfangen werden. Wir können daher für den Übertragungsweg der Bewerbung zwischen Ihnen als Absender und dem Empfang auf unserem Server keine Verantwortung übernehmen und empfehlen daher eher ein Online-Formular oder den postalischen Versand zu nutzen.

 

5. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

a) Für Kunden des Unternehmens / Dienstleister des Unternehmens 

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten als Kunde unseres Unternehmens oder sonstiger Betroffener für folgende Zwe>Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (etwa im Rahmen der Angebotserstellung) sowie zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen einschließlich der administrativen Durchführung und Abrechnung des Auftrages. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO. Wir verarbeiten insbesondere Ihre Kontaktdaten wie Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Wenn sie uns nicht als Person beauftragt haben, haben wir Ihre Kontaktdaten im Regelfall von Ihrem Arbeitgeber zur Durchführung der vertraglich vereinbarten Leistungen erhalten. Rechtsgrundlage ist in diesem Fall Art. 6. Abs. 1 lit. f) DS-GVO, da ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung besteht.

Unser berechtigtes Interesse ist einerseits darin begründet, dass wir aufgrund vertraglicher Vereinbarungen mit Ihrem Arbeitgeber der Verpflichtung zur Durchführung vertraglich vereinbarter Leistungen, was auch die Verarbeitung von Kontaktdaten von Ansprechpartnern unseres Auftraggebers bedingt. Andererseits ist im Rahmen der Erstellung von Angeboten ebenfalls die Verarbeitung von Kontaktdaten von Ansprechpartnern des Interessenten notwendig.

Sofern sie als Person unser Unternehmen beauftragt haben, werden zudem durch Dritte im Rahmen der Auftragsverarbeitung personenbezogene Daten von Ihnen, insbesondere Bank- und Zahlungsdaten verarbeitet, soweit dies zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO. Die Datenverarbeitung ist zur Erfüllung des zwischen Ihnen und uns geschlossenen Vertrages notwendig.

aa) Datenverarbeitung zum Zwecke der Inanspruchnahme von Dienstleistungen oder Annahme von Lieferungen

Wenn Sie oder Ihr Arbeitgeber Dienstleister unseres Unternehmens sind, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Anbahnung, zum Abschluss und zur Durchführung von Leistungen, die wir von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber beziehen. Wir verarbeiten in diesem Zusammenhang insbesondere Ihre Kontaktdaten wie Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 7 Abs. 1 lit. b) DS-GVO sowie Art. 7 Abs. 1 lit. f) DS-GVO, wenn Ihr Arbeitgeber Leistungen für uns erbringt.

bb) Datenverarbeitung zum Zwecke der Dokumentation, Buchhaltung und Archivierung

Unser Unternehmen ist aufgrund unterschiedlichster Gesetze zu einer ordnungsgemäßen Buchhaltung, Dokumentation und Archivierung verpflichtet. Buchhaltungsunterlagen oder sonstige Dokumentationen müssen auch nach Abschluss eines Auftrages oder Beendigung der Geschäftsbeziehung im Rahmen der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungspflichten vorgehalten werden.

Teil der Buchhaltung und Dokumentation einschließlich etwaiger Korrespondenz sind personenbezogene Daten, welche ebenfalls archiviert werden müssen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO. Die Pflichten zur Buchhaltung, Dokumentation und Archivierung erfolgen unter anderem aus dem Steuerrecht sowie dem Handels- und Gesellschaftsrecht.

cc) Datenverarbeitung zu Marketing und Werbezwecken

Wenn Sie ein Kunde von uns sind, verwenden wir Ihre Kontaktdaten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse), um Ihnen Informationen zu weiteren Angeboten oder Veranstaltungen (z.B. Webinare) unseres Unternehmens zu übermitteln und um Kundenfeedback einzuholen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, Sie als Kunden unseres Unternehmens bzw. Ansprechpartner unseres Kunden über weitere Angebote und Veranstaltungen zu informieren, um die mit Ihnen bestehende Kundenbeziehung auf- und auszubauen und zu pflegen.

dd) Datenverarbeitung zum Zweck der Pflege v. Geschäftskontakten

Wenn wir Ihre Kontaktdaten im Rahmen einer Veranstaltung, eines sonstigen geschäftlichen Anlasses oder bei Durchführung eines Auftrages erhalten haben, nutzen wir Ihre Kontaktdaten (insbesondere Name, Anschrift, Telefon, E-Mail-Adresse, Social-Media Kontakt / Business-Netzwerk-Kontakt) zur Pflege unser Geschäftskontakte und Aufbau einer entsprechenden Datenbank. Zu diesem Zweck werden Ihre personenbezogenen Daten in unser CRM-System überführt.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, im Rahmen von geschäftlichen Anlässen erhaltene personenbezogenen Daten von Kunden und Ansprechpartnern unserer Kunden zu pflegen und zum Auf- und Ausbau einer langfristigen Geschäftsbeziehung zu nutzen und mit unseren Kunden bzw. den Ansprechpartnern im Kontakt zu bleiben.

ee) Im Rahmen gesetzlicher Anforderungen

Als Unternehmen unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen (z.B. Telekommunikationsgesetz (TKG), Telemediengesetz (TMG), IT-Sicherheitsgesetz). In diesem Zusammenhang kann es erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten verarbeiten. Rechtsgrundlage der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in diesem Rahmen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO.

ff) Für sonstige geschäftliche Zwecke

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Vertragsanbahnung- und Erfüllung hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von unserem Unternehmen oder Dritten. Dies umfasst etwa die Geltendmachung von rechtlichen Ansprüchen oder die Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten oder für Maßnahmen der Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in diesem Rahmen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse ergibt sich aus den bereits vorgenannten Zwecken. Wir haben darüber hinaus ein wirtschaftliches Interesse, die Geschäftssteuerung unseres Unternehmens fortlaufend zu optimieren und unsere Dienstleistungen im Kundeninteresse stetig weiterzuentwickeln.

b) Für Bewerber

Wenn Sie sich als Bewerber an unser Unternehmen gewandt haben, nutzen wir die von Ihnen übermittelten Bewerberdaten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben.

Ein Bewerbungsverfahren setzt regelmäßig voraus, dass Bewerber uns Ihre Bewerberdaten mitteilen. Die notwendigen Bewerberdaten ergeben sich, wenn wir ein Onlineformular anbieten, aus den dort als notwendig gekennzeichneten Angaben, im Übrigen aus den Stellenbeschreibungen und allgemeinen Gepflogenheiten. Zu den Bewerberdaten gehören insbesondere Name, Anschrift, Telefon, E-Mail-Adresse, die zur Bewerbung gehörenden Unterlagen, wie Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse. Daneben können uns Bewerber freiwillig zusätzliche Informationen mitteilen.

Mittels eines Onlineformulars auf unserer Website übermittelte Bewerbungsunterlagen werden dem Stand der Technik entsprechend verschlüsselt an uns übertragen.

Als Bewerber können Sie uns Ihre Bewerbung auch via E-Mail übermitteln. Aufgrund der unterschiedlichsten E-Mail-Systeme können Ihre E-Mails nicht verschlüsselt versendet und von uns empfangen werden. Wir können daher für den Übertragungsweg der Bewerbung zwischen Ihnen als Absender und dem Empfang auf unserem Server keine Verantwortung übernehmen und empfehlen daher eher ein Online-Formular oder den postalischen Versand zu nutzen.

Mit der Übermittlung der Bewerbung an uns, erklären Sie sich als Bewerber mit der Verarbeitung ihrer Daten zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens entsprechend des in diesen Datenschutzhinweisen dargelegten Art und Umfang einverstanden.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Bewerberdaten ist § 26 Abs. 1 i.V.m Abs. 8 S. 2 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu Zwecken der Personalauswahl, zur Besetzung offener Stellen, mithin letztlich zur Anbahnung von Arbeitsverträgen. Weitere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Bewerberdaten ist unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO.

Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, Ihre Bewerberdaten zu speichern, um uns gegebenenfalls gegen geltend gemachte Ansprüche, etwa aus dem AGG, verteidigen zu können. Wir legen personenbezogene Daten gegenüber Ämtern, Behörden und Gerichten offen, wenn dies erforderlich ist, um uns in Rechtsstreitigkeiten zu verteidigen oder Rechtsansprüche durchzusetzen.

Sofern Ihre Bewerbung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses führt, werden Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses weiterhin verarbeitet.

Sofern Ihre Bewerbung nicht zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses führt, werden Ihre personenbezogenen Daten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens und nach dem Wegfall unserer berechtigten Interessen sowie nach dem Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Dies ist in der Regel nach zwei Monaten nach einer Absage der Fall, sofern Sie uns keine Einwilligung zu einer längeren Speicherung gegeben haben.

 

6. Kategorien von Empfängern von Daten / Transfer in Drittländer

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten benötigen.

Weitere Datenempfänger können externer Empfänger sein. Eine Übermittlung an externe Empfänger erfolgt nur, soweit dies zur Abwicklung oder Bearbeitung Ihres Auftrages erforderlich ist, eine andere gesetzliche Erlaubnis besteht oder uns hierfür Ihre Einwilligung vorliegt.

Externe Empfänger sind in diesem Zusammenhang insbesondere:

a) Auftragsverarbeiter

Auftragsverarbeiter sind externe Dienstleister unseres Unternehmens, die wir für die Erbringung von Leistungen einsetzen, beispielsweise in den Bereichen der technischen Infrastruktur, zur Speicherung von Daten (Cloud-Dienstleister) und Wartung oder die Bereitstellung von vertragsrelevanten Inhalten.

Nähere Informationen zu den von unserem Unternehmen eingesetzten Auftragsverarbeitern können Sie gerne unter datenschutz@iteracon.de anfragen.

b) Öffentliche Stellen

Öffentliche Stellen sind Behörden und staatliche Institutionen, wie z.B. Staatsanwaltschaften, Gerichte oder Finanzbehörden, an die wir aus gesetzlich zwingenden Gründen Ihre personenbezogenen Daten übermitteln müssen.

c) Private Stellen

Private stellen sind Vertriebspartner, Kooperationspartner oder Hilfspersonen (z.B. Freelancer), soweit es zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Erlaubnis besteht.

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten kann innerhalb Deutschlands erfolgen, innerhalb der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und in das außereuropäische Ausland („Drittland“).  

Sofern wir Daten in einem Drittland verarbeiten oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder Offenlegung bzw. Übermittlung von Daten an Dritte geschieht, erfolgt dies nur, soweit es zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO, auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO, aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO geschieht.

Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse, verarbeiten oder lassen wir die Daten in einem Drittland nur bei Vorliegen der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO verarbeiten. Es wird ein angemessenes Datenschutzniveau durch die Verwendung geeigneter Maßnahmen im Sinne des Art. 46 Abs. 2 DS-GVO, etwa durch die Verwendung von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, gewährleistet.

Wir haben mit unseren Dienstleistern vertraglich vereinbart, dass auch mit deren Vertragspartnern immer Garantien zum Datenschutz unter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus bestehen müssen.

Darüber hinaus übermitteln wir keine personenbezogenen Daten an Stellen in Drittstaaten oder internationale Organisationen.

 

7. Ihre Betroffenenrechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden Daten:

  • Recht auf Auskunft;
  • Recht auf Berichtigung oder Löschung;
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung;
  • Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung;
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung;
  • Recht auf Datenübertragbarkeit

Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nachdem Sie ihn gegenüber uns ausgesprochen haben.

Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung stützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO), können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

Sie können sämtliche der vorgenannten Rechte geltend machen, indem Sie sich unter datenschutz@iteracon.de an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Weitere Kontaktdetails unseres Datenschutzbeauftragten können Sie Ziffer 3 unserer Datenschutzhinweise entnehmen.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

Die für uns zuständige Datenschutzbehörde ist:

Der / Die

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Kavalleriestr. 2-4

40213 Düsseldorf

 

8. Dauer der Datenspeicherung

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten solange speichern und verarbeiten, wie es für die Erfüllung der in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Verarbeitungszwecken erforderlich ist.

Soweit Ihre personenbezogenen Daten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen oder Bestandteil von Unterlagen oder Dokumenten sind, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, wird unser Unternehmen diese Daten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht speichern. Für unser Unternehmen sind insbesondere folgende Fristen relevant:

 

Buchungsbelege

10 Jahre

Handels- und Geschäftsbriefe, E-Mails

6 Jahre

Sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen
(z.B. Verträge, Vereinbarungen und vertragliche Aktennotizen)

 

6 Jahre nach Vertragsende

Soweit betroffene Daten unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen, ist die jeweils längste Aufbewahrungsfrist maßgeblich.

Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht.

Hierbei gelten die genannten vorgenannten Ausnahmen. Gleiches gilt für die Datenverarbeitung aufgrund einer erteilten Einwilligung. Sobald diese Einwilligung für die Zukunft durch Sie widerrufen wird, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, es sei denn es besteht eine der vorgenannten Ausnahmen.

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